Microsoft Office का परिचय
MS Word in Hindi: माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस (Microsoft Office) का आविष्कार वर्ष 1988 में माइक्रोसॉफ्ट कम्पनी (अमेरिका) ने किया था। मुख्य रूप से यह एक पैकेज है, जो विभिन्न प्रकार के सॉफ्टवेयर के संगठन से बना है। ये सॉफ्टवेयर किसी कार्यालय या किसी स्कूल आदि में विशेष रूप से प्रयोग किया जाता है। इसलिए इसका नाम MS-Office है।
MS-Office के मुख्य सॉफ्टवेयर
MS-Office के पाँच मुख्य सॉफ्टवेयर निम्नलिखित है:
- MS-Word (Word Processing Software)
- MS Excel (Tabular Data Formatting Software)
- MS PowerPoint (Presentation Software)
- MS-Access (Database Management Software)
- MS-Outlook (E-mail Client)
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (Microsoft Word)
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (Microsoft Word) एक वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर है। इसका प्रयोग किसी डॉक्यूमेन्ट को बनाने मे तथा उसमें कुछ सुधार करने के लिए किया जाता है। यह एक बहुत महत्वपूर्ण सॉफ्टवेयर है जो लगभग सभी कम्प्यूटर में MS-Office पैकेज के अन्दर पाया जाता है। इसमे अनेक प्रकार के टूल्स पाए जाते हैं, जो विभिन्न डॉक्यूमेंट को बनाने, उसमें बदलाव करने, डॉक्यूमेन्ट की प्रिण्टिंग करने, उसमें एडिटिंग करने आदि कार्यों के लिए प्रयोग किए जाते हैं।
इस सॉफ्टवेयर के प्रयोग से विभिन्न प्रकार के टेक्स्टाइल डॉक्यूमेन्ट और डॉक्यूमेन्ट में चित्र आदि लगाकर एक आकर्षक डॉक्यूमेन्ट तैयार किया जाता है, जैसे WordStar Easy Word, Notepad विण्डोज के लिए है।
MS-Word को शुरु करना
MS Word खोलने या शुरु करने की दो विधियाँ है
- टास्कबार में स्टार्ट (Start) बटन पर क्लिक करे। उसके बाद Run विकल्प पर क्लिक करे। क्लिक करने के बाद एक टेक्स्ट बॉक्स आता है। उस टेक्स्ट बॉक्स में Winword टाइप करके Enter कुंजी दबाये।
- क्लिक Start button→All Programs→ Microsoft Office→Microsoft Office वर्ड
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के तत्व
माक्रोसॉफ्ट वर्ड के निम्नलिखित तत्व होते हैं
टाइटल बार (Title Bar)
यह माइक्रोसॉफ्ट वर्ड डॉक्यूमेन्ट में सबसे ऊपर एक रिबन (पट्टी) होती है जो फाइल का नाम और जिस सॉफ्टवेयर में फाइल खुली है उस सॉफ्टवेयर का नाम दिखाती है।
टाइटल बार में तीन बटन होते हैं जो इस प्रकार है:
- मिनीमाइज बटन: इस बटन को क्लिक करने से विण्डो अस्थाई रूप से बन्द होकर टास्क बार में एक बटन के रूप में बदल जाती है।
- मैक्सिमाइज बटन: इस बटन को क्लिक करने से विण्डो की पूरी स्क्रीन बदल जाती हैं और मैक्सिमाइज बटन रिस्टोर बटन में बदल जाता है। जिस पर छोटे आयतो का एक जोड़ा छपा होता है।
- क्लोज बटन: इस बटन का प्रयोग किसी खुली हुई फाइल को बन्द करने के लिए करते हैं।
स्टैण्डर्ड टूल बार (Standard Toolbar)
इसमें फाइल और टेक्स्ट सम्बन्धी कार्यों के लिए टूल रहते हैं, जैसे नई फाइल खोलना, पुरानी फाइल खोलना, फाइलो को सुरक्षित रखना इत्यादि।
रिबन (Ribbon)
यह स्क्रीन के टाइटल बार के नीचे एक पट्टी होती है। रिबन में किसी कार्य को करने के लिए आदेशों का एक पैनल होता है, जैसे सेव, ओपन, प्रिण्ट आदि।
टैब (Tab)
रिबन पर मेन्यू बार में कुछ बटन लगे होते हैं। इन बटन को टैब कहते हैं।
रूलर (Ruler)
यह डॉक्यूमेन्ट विण्डो के टॉप पर और उसके बाएँ तरफ दिखाई देता है। रूलर का प्रयोग किसी डॉक्यूमेन्ट में टेक्स्ट के क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर (Horizontal and Vertical) हाशिये को देखने व सेट करने के लिए करते हैं।
रूलर्स दो प्रकार के होते हैं
- क्षैतिज रूलर (Horizontal Ruler): यह डॉक्यूमेन्ट की चौड़ाई को सूचित करता है। इसका प्रयोग लेफ्ट और राइट मार्जिन को सेट करने के लिए करते हैं।
- ऊर्ध्वाधर रूलर (Vertical Ruler): यह डॉक्यूमेन्ट की ऊँचाई को सूचित करता है। इसका प्रयोग टॉप और बॉटम मार्जिन को सेट करने के लिए करते हैं।
स्टेटस बार (Status Bar)
स्टेटस बार डॉक्यूमेन्ट से सम्बन्धित कुछ सूचनाएँ, जैसे पेज नम्बर, करण्ट पेज, करण्ट टेम्पलेट, कॉलम नम्बर और लाइन नम्बर आदि को दिखाता है।
कार्य क्षेत्र (Workplace)
यह डॉक्यूमेन्ट विण्डो का आयताकार क्षेत्र होता है जिसमें आप कुछ टेक्स्ट टाइप करते हो या कोई चित्र या वस्तु जोड़ते है। इसे वर्कप्लेस नाम से भी जाना जाता है।
कर्सर (Cursor)
इसे इन्सर्शन प्वॉइण्टर भी कहते हैं। यह किसी टेक्स्ट के प्रारम्भिक बिन्दु को दर्शाता है। कर्सर जिस स्थान पर होता है उसी स्थान पर कोई टेक्स्ट टाइप होता है।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की विशेषताएँ
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड एक प्रसिद्ध वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर है। जिसकी निम्नलिखित विशेषताएँ हैं:
टेक्स्ट एडिटिंग (Text Editing)
MS-Word में किसी टेक्स्ट को लिखना, लिखे हुए टेक्स्ट को एडिट करना, डिलीट करना, टेक्स्ट के कम्पोनेण्ट को मोडिफाई करना आदि कार्य बहुत ही सरलता से होता है। यदि किसी टेक्स्ट को कट कर दिया है तो कट किया हुआ टेक्स्ट क्लिपबोर्ड में अस्थाई रूप से स्टोर रहता है। जब उसे पेस्ट कर देते हैं तो क्लिपबोर्ड से कट किया हुआ टेक्स्ट हट जाता है।
टेक्स्ट फॉर्मेटिंग (Text Formatting)
MS-Word में किसी टेक्स्ट या शब्द को अनेक प्रकार की शब्द डिजाइन से मोडिफाई कर सकते हैं। विभिन्न प्रकार की स्टाइल का प्रयोग करके टेक्स्ट के एपीयरेन्स को आकर्षक बना सकते हैं।
इन्डेंटेशन (Indentation)
इन्डेटेशन का तात्पर्य पेज की बाउण्ड्री और टेक्स्ट के बीच के अन्तर से है। इसके प्रयोग से टेक्स्ट और पेज बाउण्ड्री के बीच में चारों तरफ से गैप को कम या ज्यादा का सकते हैं।
पेज ओरिएण्टेशन (Page Orientation)
इसका प्रयोग किसी टाइप किए हुई टेक्स्ट को एक क्षैतिज पेज में या ऊर्ध्वाधर पेज में प्रिण्ट करने के लिए किया जाता है।
MS-Word में दो प्रकार के पेज ओरिएण्टेशन होते हैं
- क्षैतिज ओरिएण्टेशन (Horizontal orientation)
- ऊर्ध्वाधर ओरिएण्टेशन (Vertical orientation)
फाइण्ड एण्ड रिप्लेस (Find and Replace)
MS-Word में टाइप किए गए टेक्स्ट में से किसी विशेष करैक्टर या शब्द को आसानी से खोजा जा सकता है। इसमें खोजे गए करैक्टर या शब्द को किसी दूसरे करैक्टर या टेक्स्ट से बदला भी जा सकता है।
स्पेल चेक (Spell Check)
इसमें स्पेलिंग और ग्रामर को चेक करने की सुविधा होती है। यह ऑटोमेटिकली स्पेलिंग और ग्रामर की गलतियों को ढूँढ़ता है तथा उसे सही भी करता है।
शब्दकोष (Dictionary)
इस सॉफ्टवेयर में एक कॉम्प्रेहेन्सिव डिक्शनरी और शब्दकोष होता है जो एक शब्द के कई पर्यायवाची देता है।
बुलेट्स एण्ड नम्बरिंग (Bullets and Numbering)
इस सॉफ्टवेयर में अनेक प्रकार के बुलेट्स (विशेष प्रकार के चिन्ह) और नम्बर (गिनती के अंक, रोमन अंक और अंग्रेजी के अक्षर) होते हैं। जिसका प्रयोग करके पेज में एक सूची बना सकते हैं और पेज में लिखे हुए डाटा को एक क्रम में भी रख सकते हैं।
मेल मर्ज (Mail Merge)
मेल मर्ज MS-Word की वह सुविधा है जिसके द्वारा एक पत्र अनेक व्यक्तियों को भेज सकते हैं अथवा कुछ सूचनाएँ बदलते हुए किसी दस्तावेज की अनेक प्रतियाँ निकाल सकते हैं। इससे दो फाइलों से सूचनाएँ लेकर उन्हें आपस में मिलाकर या विलय करके वास्तविक दस्तावेज तैयार किया जाता है।
ग्राफिक्स (Graphics)
यह MS Word में ड्रॉइंग बनाने की अच्छी सुविधा होती है। इसके द्वारा विभिन्न प्रकार की आकृति, जैसे वृत्त, आयत रेखाएँ त्रिभुज आदि अनेक प्रकार की ड्रॉइंग आसानी से बना सकते हैं। इसमें ड्रॉइंग बनाने का ड्रॉइंग टूलबार उपलब्ध होता है जिसमें अनेक प्रकार की ड्राइंग होती है।
ऑब्जेक्ट लिंकिंग एण्ड एम्बेडिंग (Object Linking and Embedding)
यह एक प्रकार की प्रोग्राम इण्टिग्रेशन टेक्नॉलोजी है। जिसका प्रयोग करके वस्तुओं के द्वारा सूचनाओं को प्रोग्राम के मध्य साझा किया जाता है तथा प्रदर्शित किया जाता है। इसमें विभिन्न प्रकार के ऑब्जेक्ट, जैसे चार्ट्स, समीकरण, वीडियोक्लिप, पिक्चर आदि पाए जाते हैं जो सूचनाओं को साझा करने तथा प्रदर्शित करने में प्रयोग किए जाते हैं।
क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर स्क्रोलबार (Horizontal and Vertical Scrollbar)
इस सॉफ्टवेयर में दो स्क्रोल बार होते हैं जो पेज को डॉक्यूमेन्ट विण्डो में ऊपर नीचे या दाएँ बाएँ मूव कराते हैं। इसमें क्षैतिज स्क्रोलबार होता है जो स्टेटस बार के ऊपर स्थित होता है। यह स्क्रोलबार पेज को दाई तरफ या बाई तरफ मूव करा सकता है। दूसरा ऊर्ध्वाधर स्क्रोल बार होता है जो स्क्रीन के दाईं तरफ होता है। यह स्क्रोलबार पेज को डॉक्यूमेन्ट विण्डो में ऊपर नीचे मूव कराता है।
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